Das Beste aus “Getting things done” – die Wiedervorlagedatei – TicklerFile.

Posted on May 29, 2009

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Ein weiteres sehr mächtiges Werkzeug aus dem GTD-Kasten ist die Wiedervorlagedatei (Informationen auf englisch). Diese Ordner sind in Verwaltungen in Papierform schon lange ein bekanntes Konzept. Aber auch digital gibt es dafür auch Entsprechungen.

Das Prinzip: Eine Wiedervorlagedatei (englisch: tickler file) ist ein System, in welches man Informationen einordnen kann, die man erst zu einem bestimmten Termin wieder benötigt. In der Papierwelt sind das 43 Ordner, beschriftet mit 1 – 31 für die Tage des Monats und Januar – Dezember für die Monate des Jahres. Für den laufenden Monat werden Erinnerungen, Dokumente etc in die 1 – 31 Ordner je nach Datum eingeordnet. Wenn der Termin weiter in der Zukunft liegt, nutzt man den Ordner mit dem jeweiligen Monat. Damit das System funktioniert, muss man nun lediglich einmal täglich in den Ordner des Tages schauen und einmal monatlich die jeweiligen Dokumente aus dem Monatsordner in die Tagesordner einsortieren.

Die Wiedervorlageliste erfüllt dabei zwei hauptsächliche Aufgaben.

  • Man hat damit die Möglichkeit Aufgaben, die im Moment noch nicht wichtig sind, aber ab einem bestimmten Termin wichtig werden, nicht in die aktuellen Aufgabenlisten schreiben zu müssen. Nichts ist frustrierender als eine volle Liste mit Aufgaben, von von denen man keine erledigen kann, weil sie erst in einer Woche aktiv wird.
  • Desweiteren kann man in einem physischen Wiedervorlageordner Dokumente und Informationen aufbewaren, die man erst zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt. David Allen führt als Beispiel Flugtickets an, die natürlich bis zum Tag des Fluges keinen Nutzen haben. Um diese wohlgeordnet abzulegen nutzt er sein 43-Ordner-System.

Für zukünftig wichtige Aufgaben kann natürlich ein Kalender verwendet werden. Man trägt die Aufgabe für einen bestimmten Tag ein und am jeweiligen Tag trägt man die Information in eine Aufgabenliste um. Wenn man allerdings seine Aufgaben in Emails verwaltet, kann das folgende System eine Effizienzsteigerung ermöglichen. Aktuell bin ich auf diese Thematik wieder aufmerksam geworden, da mir Gunnar die Seite 3mindme.com empfohlen hat. Dieser Service entspricht sozusagen einer digitalen Wiedervorlagemappe. Um eine Information in das System abzulegen, schickt man eine Email mit dem betreffenden ToDo im Inhalt oder Betreff an z.B. 2weeks@3mindme.com. 2 Wochen später bekommt man eben diese Email zurückgesendet. 3minme unterstützt dabei eine Vielzahl von Zeitformaten, die ausführlich auf der Seite erklärt werden. Sogar 5minutesbeforeJanuary1st2008@3mindme.com ist möglich.

Auch hier wird wieder das Prinzip erfolgreich angewandt, Komplexität zu verringern, indem man Informationen ausblendet, die in diesem Moment nicht relevant sind.

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